Les statuts de caisse

En cours	La caisse est ouverte, la saisie est autorisée, les modifications et annulations également
Caisse clôturée	La caisse est fermée. Pour effectuer des modifications il faut la dé-clôturer
Caisse clôturée compta	La caisse n’est plus modifiable. Autorise la création de la caisse J+1
Caisse clôturée compta + Date renseignée	Les mouvements de caisse sont transférés pour comptabilisation il est alors possible de faire la remise de chèque dans SAP

 Une et une seule journée de caisse peut avoir le statut « en cours ». 

La clôture comptable de la caisse permettra l’ouverture de la caisse suivante.

Pour permettre le contrôle des télécollectes des cartes bleues, il est possible de clôturer la caisse le lendemain matin.

Après le traitement complet de la journée précédente, ce 1er écran regroupe l’ensemble des journées de caisse déjà traitées et clôturées.

L’historique affiché permet de consulter le détail de chacune des journées de caisse en double-cliquant dessus, ou en sélectionnant la ligne puis en cliquant sur « Détail »

Date :         Correspond à la date d’ouverture de la Caisse

Page caisse :     Page Caisse. Incrémentation automatique du N° de Caisse lors de l’ouverture

Solde début :    Correspond au solde fin de la caisse précédente

Solde Fin :     Correspond au solde début de période + Encaissements jour – Décaissements Jour. 

Statut :     Ce champ indique la situation de la Caisse en temps réel

En cours :	La caisse est ouverte et permet la saisie sur Jour J
Caisse clôturée :	Le contrôle de la caisse a été effectué. La caisse est fermée
Caisse clôt. Compta. :	La caisse a été clôturée comptablement.
Trans. Comptabilité :	Le transfert vers la Comptabilité a été effectué. Affichage de la date de transfert en compta.  Une nouvelle Caisse peut être ouverte.

Ouverture de la Caisse

A effectuer tous les jours. Une nouvelle Caisse pourra être ouverte après la clôture comptable de la caisse de J-1

 

Cliquer sur « Enregistrer » 

Une nouvelle ligne est créée dans le journal avec le statut « En cours »

NB : cet écran est le point de départ des différents chapitres traités dans cette documentation

       

Saisie du règlement d’une facture du jour

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail » L’écran des mouvements de caisse déjà saisis sur cette journée apparait.
   
2. Cliquer sur « Factures jour » pour afficher les factures éditées de la journée.
   
3. Double cliquer sur la facture
   
4. Ou cliquer sur la facture puis cliquer sur « Encaisser » 
   

CROSS affiche le nom du Client, son numéro de facture et le montant à encaisser

Mode de rglt : sélectionner le mode de paiement

1. Cliquer sur « Encaisser »
   

Le champ « Montant donné » sert uniquement à indiquer, pour les règlements en espèce, le rendu à faire si besoin. (ne pas utiliser)

Le règlement s’affiche sur l’écran des mouvements de caisse.

N° reçu = N° du ticket de caisse généré par CROSS   transmis en comptabilité

N° reçu ext. = N° facture CROSS 

Cpte principal = N° compte du Client (dans ce cas)

Double clic sur la ligne = permet de visualiser les renseignements de la facture et du règlement

Le compte client sera lettré automatiquement suite au batch de caisse

Saisie du règlement d’une facture du jour (multi mode de règlement ou Paiement partiel)

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Factures jour »
   
3. Double cliquer sur la facture ou cliquer sur la facture puis cliquer sur « Encaisser »
   
4. Cliquer sur « Paiement partiel »
   

1. Saisir le montant        ❶
   
2. Réitérer l’opération dans le pavé du dessous en indiquant le 2eme mode de règlement    ❷
   
3. Décocher « Paiement compta » si nécessaire en 3eme ligne    ❸
   
4. Puis cliquer sur « Enregistrer »  
   

Sur l’écran des mouvements de caisse, il y aura autant de ligne que de modes de règlement enregistrés

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Nouv. mvt caisse »
   

1ère solution : (saisie manuelle / aucun contrôle)

renseigner « texte ligne Mvt »

renseigner N° facture CROSS et N° compte client

2ème solution : 

1. Cliquer sur « Sélec. encours clt » pour rechercher la facture à encaisser
   

Renseigner le nom du client ou une partie du nom  

Possibilité de recherche également sur le champ « N° cpte Clts » = N° compte client

Dans la liste proposée, sélectionner le client et cliquer sur « Valider »

Sélectionner la (ou les facture(s) à encaisser, ou cliquer sur « Sélectionner solde » pour tout encaisser.

Et saisir le règlement

Si la facture a été émise sur le DMS précédent (non CROSS), privilégier la saisie du ticket de caisse en employant la fonction « Sélec. encours clt ».

Saisie d’un acompte

Avant d’encaisser un acompte, vérifier dans l’onglet « Société » de la fiche « Partenaire commercial» que le champ « Création en Comptabilité » est coché.

Si ce n’est pas le cas, le règlement ne sera pas intégré en Comptabilité. Il sera bloqué dans le traitement batch de la caisse tant que cette case ne sera pas cochée.

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Nouv. mvt caisse »
   

Le bouton « Encaissement » est coché par défaut

Renseigner :  (saisie manuelle obligatoire)

Texte ligne Mvt : renseigner Acompte suivi du N° de l’OR

Ou Acompte suivi du N° VN/VO

N°facture Clt : ce champ doit rester vide

Montant : renseigner le montant encaissé

Mode de règlement : sélectionner le mode de paiement

Cocher le bouton « Compta Client » et renseigner 
le compte client (aide à la recherche)

1. Cliquer sur « Enregistrer + » pour valider.
   

Ce message d’information apparait lorsque le champ « N°facture Clt » n’est pas renseigné

1. Cliquer sur « OK »
   

La ligne de règlement est affichée sur l’écran des mouvements de caisse.

Un lettrage manuel sera à effectuer dans le module de comptabilité

Saisie du règlement de plusieurs factures

Le montant encaissé doit être imputé sur le compte client sans sélection de facture. 

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Nouv. mvt caisse »
   

Renseigner :  (saisie manuelle obligatoire)

 Texte ligne Mvt : indiquer les N° des factures concernées

 N°facture Clt : ce champ doit rester vide

 Montant : renseigner le montant encaissé

 Mode de règlement : sélectionner le mode de paiement  

  Cocher le bouton « Compta Client » et renseigner

  le compte client (aide à la recherche)

1.  Cliquer sur « Enregistrer + » pour valider.

Remarque : afin de permettre le contrôle de l’en-cours client (hormis les factures du jour), privilégier la saisie du ticket de caisse avec la fonction « Sélec. encours clt », en cliquant sur le bouton « Sélectionner solde » par exemple, puis modifier la pré-saisie du ticket de caisse suivant le modèle ci-dessus.

Un lettrage manuel sera à effectuer dans le module de comptabilité

Annulation d’un encaissement

L’annulation d’un encaissement concerne les factures du jour ou d’une date antérieure, encaissées le jour même 

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   

1. Annuler un encaissement d’une facture du jour (Caisse non clôturée)

2. Cliquer sur « Factures encaissées »
   

1. Cliquer à nouveau sur « Annul encaissement » 
   

L’annulation du règlement s’affiche sur l’écran des mouvements de caisse.

Si la caisse a été clôturée, il faut dans un premier temps « dé-clôturer la caisse » et reprendre le process décrit ci-dessous.

Voir procédure pour « dé-clôturer une caisse » dans les pages suivantes

 ATTENTION : si la caisse est en statut « Caisse Clôturée Compta », il ne sera pas possible d’effectuer d’annulation sur CROSS. En revanche, il sera possible sur une caisse en cours « du jour » à l’aide du bouton : « Reçu correct. »

Prérequis :  se munir de la date du mouvement de caisse concerné et du N° de reçu à annuler

Cas d’une erreur de compte client et du mode de règlement 

Changement du n° de compte client et du mode de règlement dans les mouvements du jour

2. Annuler un encaissement d’une facture antérieure à la date du jour ou un acompte
   

Sélectionner la ligne d’encaissement à annuler et Cliquer sur « Bon annul. »

L’annulation du règlement s’affiche sur l’écran des mouvements de caisse.

Saisie d’un décaissement

Cette fonction permet de constater une sortie de caisse espèce. 

4. Sortie de caisse directe 
5. ou remise d’espèces en banque
6. ou le remboursement d’un avoir

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Nouv. mvt caisse »
   

1.  Remise d’espèces en banque

  Cocher le bouton « Sortie » 

  Texte ligne Mvt : renseigner « Remise espèce compta »

  N°facture Clt : ce champ doit rester vide

  Montant : renseigner le montant décaissé en positif

Le décaissement est obligatoirement en espèces

 Vérifier que le bouton « Comptes divers » est coché et renseigner 

 Le compte 580000 Virements de fonds   pour le versement d’espèces en banque

   Décocher le bouton « Taxe »

2. Sortie de caisse directe
   

Cocher le bouton « Sortie » 

Texte ligne Mvt : renseigner le motif de la sortie de caisse

N°facture Clt : ce champ doit rester vide

Montant : renseigner le montant décaissé en positif

Le décaissement est obligatoirement en espèces

Vérifier que le bouton « Comptes fournisseur » est coché et renseigner 

4. le compte « Fournisseur Caisse » pour la sortie d’espèces

   Décocher le bouton « Taxe »

  Cliquer sur « Enregistrer + » pour valider. 

SAP, le compte de « fournisseur Caisse » servant de compte transitoire.
Cross autorise de saisir une dépense avec un seul taux de TVA (et un seul !), mais cela suppose un minimum de connaissance comptable de la part de la personne saisissant le ticket dans Cross …

3. Remboursement d’un avoir
   

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Factures jour »
   
3. Double cliquer sur l’avoir, ou cliquer sur l’avoir
   
4. Cliquer sur « Encaisser » (pour un avoir du jour)

Ou rechercher l’avoir dans « Sélec. encours clt » (pour un avoir antérieur à la date jour)

Vérifier que le bouton « Sortie » est coché

Sélectionner « Espèces Clients »

Cliquer sur « Annul. encaissement » pour valider

La ligne de décaissement s’affiche sur l’écran des mouvements de caisse.

Clôture de la Caisse

Accès :  Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Clôture caisse » 
   

L’écran de contrôle des espèces apparait.  

1. Cliquer sur chacune des lignes et renseigner le nombre de billets ou de pièces comptés.
   

Lorsque la saisie est terminée, le montant « Différ. Caisse » est affiché en haut à gauche. 

Ce montant correspond à la différence constatée entre les règlements espèces saisis + le fond de caisse (Encaissé théorique) et suite au comptage de la caisse le montant Encaisse réel 

1. cliquer sur « Clôture Caisse » pour valider.

Une différence de caisse est constatée

A J+1 effectuer un encaissement (si caisse réelle > caisse théorique) ou un décaissement 

 (si caisse réelle < caisse théorique) sur le compte divers : 758000 ou 658000

Le comptage des espèces n’est pas obligatoire à chacune des clôtures. Cliquer directement sur 

          « Clôture Caisse » pour passer cette étape.

Répondre [Oui] à la question

 

Sur l’écran « Critères page livre caisse », le statut de la caisse a changé : Caisse clôturée

Dé-clôturer une caisse clôturée

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Det. Clôture caisse »
   

 Sélectionner la caisse et cliquer sur « Ré-initialiser clotûre »

Effectuer les corrections nécessaires et procéder de nouveau à la clôture

2. La journée de caisse a déjà été clôturée comptablement
3. Une nouvelle journée de caisse en statut « en cours » existe par ailleurs
   

Impression des justificatifs de Caisse

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »
   
2. Cliquer sur « Imprimer »
   

1. Cliquer sur le bouton « tous à la fois » ou « Mouvement de caisse par mode de règlement » pour imprimer :
   

9. Le détail du comptage des espèces
10. Le détail des mouvements de caisse

1. Cliquer sur « Imprimer » 
   

L’édition « Mouvement de caisse par mode de règlement » permet d’utiliser les documents de

           remise de chèques comme Bordereau de Remise de chèque.

Compléments

1. Consultation des en cours facture
   

Accéder à la fiche « Partenaire commercial », sélectionner l’onglet « Société »

1. Cliquer sur la loupe du champ « Encours clt » pour accéder au détail des mouvements
   

Cet encours récapitule l’ensemble des « Factures » non réglées, et les mouvements non lettrés à J+1 en utilisation quotidienne (ex : 2 factures et 1 règlement non encore lettré en Comptabilité).  

         En cas de clôture de caisse le lendemain matin J+1, les mouvements de caisse seront intégrés en compta avant 

       

2. Les chèques en attente (voir avec la Comptabilité)
   

Les chèques en attente peuvent être saisis en mode de règlement « Chèque en attente » si ce cas a été prévu dans le paramétrage. Ils seront imputés en Comptabilité sur le compte 511200 

Remettre le chèque à la Comptabilité 

3. Les autres choix
   

Bouton « Factures toutes caisses » dans « Facture du jour » permet de récupérer les mouvements de toutes les caisses du site.

Bouton « Factures encaissées » = permet le contrôle et éventuellement l’annulation de l’encaissement en cas d’erreur

4. Encaisser factures VN/VO à partir de CROSS Service
   

Accès : Sur l’écran « Critères : page livre de caisse »

1. Cliquer sur le bouton « Détail »

1. Cliquer sur « Nouv. mvt caisse »

1. Puis Cliquer sur « VN/VO-facture »

CROSS affiche la liste des factures.