Suppression des dossiers VN créés par le NVDS

Suppression des dossiers VN créés par le NVDS


Les symptômes :

  1. Le véhicule vient à l’après-vente et il est impossible de modifier le client ou encore,
  2. Un dossier VN a été créé, mais ce véhicule a déjà été livré, avant l’arrivée de Cross
  3. A l’ouverture du véhicule, un message apparait :




Le détail du message vous renseigne sur le No de partenaire auquel ce véhicule était rattaché avant l’arrivée de ce dossier via le 3270:



Des données suivantes réinitialisées lors de la création du dossier VN p. ce véh. : N° parten. com. propriétaire:13056 N° parten. com. client:13056 N° parten. com. conducteur13056 N° parten. com. message:13056

Il faut bien noter les Nos de partenaires pour recréer les liens entre le véhicule et les partenaires. 

NB: En général ce sont les mêmes. 



L’origine du problème :

Le 3270 a envoyé une information concernant ce véhicule, bien souvent une prime ou une modification quelconque alors que le véhicule a été livré avant la mise en place de Cross et il n’existe donc pas de dossier VN facturé pour ce véhicule.

L’interface NVDS/Cross n’ayant pas d’information fiable lui permettant de savoir qu’il s’agit d’un véhicule déjà livré, elle crée un dossier VN. 

Au passage, elle casse le lien entre le véhicule existant et le partenaire client, mais laisse une trace de cette modification. 

Le véhicule étant réputé en portefeuille, les liens avec les partenaires (Client, Propriétaire, Conducteur) ne sont pas modifiables, ce sont les actions sur le dossier VN qui gouvernent l’attribution du véhicule au client.


Comment repérer ces dossiers ?

Une liste des dossiers VN concernés existe : Véhicules Suspects (NVDS)

Cette liste repère les dossiers suspectés d’être concernés, car le statut de la commande est ‘Livré client’ ou au-delà, la date de MEC est renseignée, mais il n’y a pas de client rattaché au véhicule.

Cette liste contient aussi bien les dossiers à traité que ceux déjà traités, lesquels sont repérable à leur statut de commande : ‘Annul. Confirmée’. 

La liste de contrôle Véhicules Suspects (NVDS) ressemble à cela :

Nous vous recommandons de regarder cette liste régulièrement, une fois par semaine au début, puis tous les mois au cours des 6 premiers mois d’utilisations de Cross. 


Que faire pour traiter ces dossiers ?

5 étapes simples sont nécessaires pour corriger ces dossiers.


     1 - Vider le dossier véhicule

Supprimer tous les documents du dossier et en particulier les Factures d’achat qui devront être saisies directement en comptabilité, si celles-ci sont pertinentes, car elles ne peuvent pas être rattachées à un dossier facturé dans Cross. Il ne doit rester que la Commande à VGF.

      2 - Modifier la commande

      Il faut maintenant modifier la commande à VGF. Pour cela, cliquer sur [ Saisie manuelle ]  puis changer le Statut de la commande en ‘Annul. Confirmée’ puis [ Enregistrer ].

Ceci va nous permettre de marquer le dossier comme supprimé afin de le neutraliser et qu’il ne vienne pas ‘polluer’ les listes de gestion. 

      3 - Marquer le dossier comme supprimé

Pour cela, vous devez cliquer sur [ Détail doss. ] et cocher la case ‘Marquer dossier suppr.’ puis [ Engegistrer ]. Vous pouvez aussi indiquer ‘Livré Carbase’ ou ‘Livré Eris’ dans le champs Lieu de stock, afin de laisser une trace visible dans la liste de contrôle. 


      4 - Rétablir les liens clients

Il nous reste à rétablir les liens entre le véhicule et le client (voir le propriétaire et le conducteur).
Pour cela, vous devez cliquer sur la loupe à droite de la description du véhicule :

Les messages suivants seront alors affichés :

Le premier message vous averti que le véhicule a été marqué supprimé. C’est le résultat de l’action précédente sur le dossier VN. Nous allons donc supprimer ce message et modifier la fiche véhicule pour enlever cette coche supprimée.

Mais avant, il faut noter quelles étaient les partenaires rattachés au véhicule.

Ce message nous indique les Nos de partenaires anciennement liés au véhicule concerné : 

- N° parten. com. propriétaire:16800 

- N° parten. com. client:16800 

- N° parten. com. conducteur16800 

Cela va nous permettre de retrouver facilement les partenaires à rattacher au véhicule.

Nous devons maintenant rétablir les liens avec les partenaires :

Vous cliquez sur les … Pour aller chercher le partenaire, par son No de partenaire :


      5 - Enlever la marque de suppression du véhicule

Il ne reste plus qu’à enlever la marque de suppression du véhicule dans l’onglet ‘Général’, à coté de la date de création :



Cela suffit pour que le véhicule ne soit plus considéré comme supprimé.
N’oubliez-pas d’enregistrer. C’est Terminé !